Менеджер (16 грейд) канцелярии многофункционального центра участка Астана Акмолинского филиала по ремонту пассажирских вагонов АО «Вагонсервис»

Должностные обязанности:

• Организационное обеспечение работы Правления Общества (составление, согласование и утверждение плана работы Правления по полугодиям, комплектация материалов, подготовка повестки дня, разработка и согласование решения членов Правления, подготовка и предоставление выписки из протокола, занесение и регистрация всех необходимых материалов через ЭДО, размещение информации в электронную систему депозитария финансовой отчетности, а также контроль за исполнением решений Правления);
• участие, оформление ведение протоколов аппаратных совещаний Председателя Правления (Генерального директора) Общества, ведение контроля и отчетности по исполнению поручений аппаратных совещаний Единственного акционера, АО «НК «КТЖ», Председателя Правления (Генерального директора) Общества;
• регистрация приказов, распоряжений и протоколов по основной деятельности Общества в электронном документообороте, ведение журнала, последовательная подшивка в папках;
• учет и выдача фирменных бланков Общества (приказы, распоряжения и письма), ведение журнала, отчет по бланкам, заявка на новые бланки на предстоящий год;
• разработка номенклатуры дел центрального аппарата, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив, согласование экспертно-проверочной комиссией Городского архива;
• заключение договора по переплету, осуществление работы по ведению архивного дела на предприятии, отчеты по архиву для вышестоящих организаций, переписка и работа с Городским архивом;
• принятие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• своевременное исполнение заданий и поручений Руководителя Группы, Исполнительного директора-Директора Департамента по управлению человеческими ресурсами и делопроизводству Общества, Заместителя Генерального директора по развитию и HR и руководства Общества, направляемых для исполнения;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• выдача в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива;
• контроль соблюдения правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище, проверка физического состояния возвращаемых документов, ведение учета выдаваемых документов.

Квалификационные требования:

• Образование: высшее (или послевузовское)
• Специальность в сфере: документоведение и документационное обеспечение; архивоведение; государственное и местное управление; экономика; менеджмент; финансы; маркетинг; журналистика; филология; социология; политология; социальная работа; юриспруденция; международные отношения; переводческое дело; связь с общественностью и/или железнодорожные специальности.
• Опыт работы: по профилю деятельности не менее 2 лет.